خطة اتصالات الشركة خارطة الطريق نحو النجاح، كيف يمكن بناؤها؟ - منصة رواد
خطة اتصالات الشركة

خطة اتصالات الشركة خارطة الطريق نحو النجاح، كيف يمكن بناؤها؟

إنّ تطوير خطة اتصالات الشركة أحد أهم الطرق لبناء علامة تجارية أقوى، حيث تعتبر الشركات الناجحة استراتيجية في طريقة تواصلها.

و يتم إنشاء الثقة من خلال الطرق التي تشارك بها الشركات حول نفسها وكيفية استجابتها للمواقف الصعبة.

كما تستفيد فرق الاتصالات من بذل الكثير من الجهود في طريقة صياغة الرسائل وإخبار القصص عن العلامة التجارية.

وإن الأكثر استعداداً للتعامل مع التحديات والتكيّف مع التغيير هم أولئك الذين لديهم خطط جاهزة.

لنتعرف في مقالنا على ما تتضمنه خطط اتصالات الشركات الناجحة والتي تشترك فيها، وكيف يمكن أن تستفيد منها مؤسستك ؟

ما هي خطة اتصالات شركتك؟

خطة اتصالات الشركة هي إطار عمل لكيفية مشاركة الأعمال للرسائل داخلياً وخارجياً.

يمكن التفكير في الأمر على أنّه خارطة طريق لكيفية تواصل الشركة مع أصحاب المصلحة والموظفين والعملاء ووسائل الإعلام والمنظمين.

يتضمن جزء من الخطة المعلومات التي يجب مشاركتها، ومن هو الجمهور المستهدف ومدى تكرار تقديم التحديثات وما هي القنوات الأفضل لنقل هذه الرسائل.

كما ويشكّل وجود خطة مطبقة طريقة تعامل الشركة مع الاتصالات في أوقات الأزمات، والتغيير وإطلاق الحملات والمنتجات الجديدة.

خطة اتصالات الشركة
خطة اتصالات الشركة

ما هي أنواع الاتصالات المؤسسية؟

هناك نوعان رئيسيان من اتصالات الشركات هما:

الاتصالات الداخلية :

أي كيف تشارك شركة ما المعلومات مع موظفيها وفرق القيادة والمدراء وأعضاء مجلس الإدارة.

يمكن أن تكون التفاعلات أنماطاً رسمية للاتصالات مثل الاجتماعات الشاملة لمناقشة المبادرات الاستراتيجية والأداء والتحديدات حول التغييرات التنظيمية والنشرات الإخبارية للشركة والمذكرات الداخلية، وحول تغييرات السياسة.

أو يمكنهم أيضاً تضمين المزيد من الاتصالات غير الرسمية مثل استخدام تطبيقات المراسلة للتعاون أو الترحيب بالتعيينات الجديدة أو الاحتفال بالذكرى السنوية للعمل أو مشاركة التفاصيل حول الفوز بأعمال جديدة.

الاتصالات الخارجية

هي المعلومات التي تتم مشاركتها خارج المنظمة.

سواء كان ذلك بياناً صحفياً رسمياً أو محتوى ذا علامة تجارية على وسائل التواصل الاجتماعي.

إنّ هذه الاتصالات تبني الصورة العامة للشركة وتؤثر على تصور العلامة التجارية ومنتجاتها وخدماتها.

يتم تضمين التسويق والمحتوى والإعلان الذي أنشأته الشركة للترويج لها ضمن طرق الاتصال الخارجية.

كما وتعدّ البيانات الصحفية والتقارير المالية طريقة أخرى للشركات لمشاركة الرسائل حول المنظمة مع العالم الخارجي.

ما سبب أهمية وجود خطة اتصالات مؤسسية؟

تؤدي خطط اتصالات الشركة إلى مشاركة رسائل أوضح وأفضل مع جمهورك المستهدف.

وسواء كان الجمهور يشمل الموظفين أو العملاء المحليين فأنت تريد أن يتم سماعك في المكان المناسب وفي الوقت المناسب.

ولذلك فإن إنشاء إطار لتحقيق ذلك هو أمرٌ ضروري.

وفي بعض الأحيان تساعدك خطة الاتصالات على الاستعداد لأية تغييرات أو أزمات غير متوقعة تعترض طريقك.

والأمر الذي يثير الدهشة أن نسبة قليلة من الشركات تعترف بوجود خطة اتصالات موثقة.

على الرغم من أنّ وجود خطة اتصالات في مكانها يسمح للشركة بالتعافي السريع في قضايا العلاقات العامة.

فعلى سبيل المثال قد يؤدي الردّ على التعليقات السلبية والانفتاح على الأخطاء إلى بناء الثقة مع علامتك التجارية وإعادتك إلى المسار الصحيح في أعين العملاء والعملاء المحتملين.

يظهر التواصل بشكل فعال وشفاف أنّ علامتك التجارية تقدر المشاركة من خلال اتباع نهج استباقي ليتم تضمينها في المحادثات حول علامتك التجارية أو صناعتك.

ستساعد خطة اتصالات الشركة للاتصالات الداخلية في تحديد وبناء ثقافة الشركة الشفافة، يمكن أن يؤدي ذلك إلى تحسين مشاركة الموظفين من خلال إبقاء أعضاء الفريق مشغولين في المحادثات حول المكان الذي تتجه إليه الشركة.

وإذا كان هناك تغييرات مفاجئة في الفريق فستكون قادراً بشكل أفضل على توصيل التغييرات بطريقة تجعل الموظفين يشعرون بالراحة والاهتمام إذا كان لديك خطة كيفية مشاركة هذه المعلومات مع المتأثرين فوراً ثم عبر الشركة.

ما الذي يجب أن تتضمنه خطة اتصالات الشركة؟

إنّ دراسة وتطوير خطة اتصالات مؤسسية فعالة يستغرق وقتاً، سترغب في تضمين الأهداف والنهج وتدابير التتبع لأهداف رسالتك.

بعبارات بسيطة سترغب في تضمين من وماذا ومتى وأين ولماذا وكيف.

وإليك العناصر التي تحتاجها خطة اتصالات شركتك:

الجمهور المستهدف

هذه هي مجموعات أصحاب المصلحة التي ستتلقى الرسائل، يمكن أن يكونوا موظفين وعملاء وأعضاء في وسائل الإعلام ومتثمرين وفرق قيادة ومدراء.

ويعدّ العمر والموقع والمستوى الوظيفي والاهتمامات ونمط الحياة أموراً مفيدة في معرفة مستلمي رسائلك.

الأهداف

يتم إنشاء معظم الاتصالات مع وضع دعوة للعمل أو النتيجة المرجوة في الاعتبار.

هذه هي أهدافك والتي يجب أن تكون مرتبطة بأهدافك التنظيمية العامة لدفع نتائج الأعمال.

محتوى الرسائل

وهو ما تريد قوله وما تحاول مساعدة القراء على فهمه، وإنّ النبرة والشخصية أمران مهمان في رسالتك لجذب انتباه القارئ.

استراتيجية التوزيع

تعدّ القنوات والاماكن التي سيتم توصيل رسالتك عليهم جانياً مهماً من خطة الاتصالات.

وتتمتع القنوات الإعلامية المدفوعة والمكتسبة والمملوكة والمشتركة بفوائد مختلفة للوصول إلى الجماهير.

التكرار

هو عدد المرات التي ستقوم فيها بمشاركة المحتوى أو تحديثه للوصول إلى جمهورك المستهدف.

سيعتمد هذا على ميزانية فريقك وموارده بالإضافة إلى فهم الجمهور المستهدف وإدراك إجهاد الانتباه.

مقاييس التقييم

كيف ستعرف ما إذا كانت اتصالاتك ناجحة؟ يجب أن تكون مرتبطة بشكلٍ كبير بأهدافك وغاياتك حتى تتمكن من تتبع التقدم وفهم مجالات التحسين.

اقرأ أيضاً: عوامل يجب مراعاتها عند بدي العمل التجاري لنتعرف عليها.

خطة اتصالات الشركة
خطة اتصالات الشركة

كيفية إنشاء خطة اتصالات مؤسسية

يمكن اتباع الخطوات التالية لتصميم خطة اتصالات مؤسسية تكون شاملة وتأخذ في الاعتبار الجوانب العديدة التي تدخل في استراتيجيات اتصالات ناجحة.

تحديد الأهداف

اختر عدداً معيّناً من الأهداف القابلة للقياس لخطة الاتصال الخاصة بك، يمكن أن تكون مرتبطة بالوعي بالعلامة التجارية مثل زيادة حركة المرور على موقع الويب أو إنشاء عدد معيّن من العملاء المحتملين الجدد.

أو قد تكون مرتبطة بمشاركة الموظفين مثل زيادة درجة رضا الموظفين في الاستطلاع التالي أو زيادة عدد مشاركات المحتوى المرتبط بعلامة تجارية.

تعيين عملية واضحة

إنّ معرفة الخطوات المتضمنة لبدء حملة اتصالات ووجود فرق على متن العملية سيضمن أنّ خطتك قابلة للتطوير.

قم بتوثيق الخطوات المتضمنة من إنشاء المحتوى إلى التوزيع إلى جمع الملاحظات ومشاركتها ثم قم بتضمينها في الإجراء.

يجب عليك أيضاً تحديد أدوار واضحة لمن سيشارك في إنشاء الاتصالات، أيّ أنّ أصحاب المصلحة يجب أن يشاركوا في الموافقة على الرسائل والامتثال.

تحديد وتقسيم الأهداف

خذ وقتاً في التفكير من سيكون جمهورك المستهدف وكيف يمكن أن يكون مختلفاً، يمكن أن تساعد معرفة جمهورك على تكييف المحتوى الخاص بك لجذب الجماهير.

استخدم تحليل العملاء والاستماع الاجتماعي لتحديد القنوات الاجتماعية المفضلة لجمهورك وأفضل أشكال المحتوى لتشجيع رؤية المحتوى الخاص بك.

من المحتمل أن تكون الطريقة التي تشارك فيها شركتك المعلومات مع الموظفين مختلفة عن الطريقة التي تقدمها بها إلى مجلس الإدارة أو المستثمرين لذلك من المهم تقسيم جمهورك.

تطوير الرسائل الرئيسية

قم بصياغة النسخة والمواد الإبداعية اللازمة لتوصيل رسائلك بشكلٍ فعّال، فكر فيما تحاول التعبير عنه وكيف يمكن نقله بأوضح طريقة لجمهورك المستهدف.

يجب أيضاً مراعاة نوع المحتوى، هل يجب مشاركة الرسالة في اجتماع أو بريد إلكتروني أو فيديو؟

كيف يمكن للجمهور أن يتفاعل ويطرح أسئلة حول الإعلان؟ هذه كلها أسئلة يجب مراعاتها عند إنشاء محتوى للاتصالات الخارجية والداخلية.

اختر استراتيجية القناة

ستحتاج إلى تحديد القنوات وتواتر اتصالاتك لتحقيق أهدافك.

على سبيل المثال إذا كانت استراتيجية الاتصال الخاصة بك تتعلق بالاتصالات الداخلية فسوف تقوم بتقييم ما إذا كان البريد الإلكتروني أو الاجتماع هو أفضل طريقة لمشاركة الأخبار.

هل تفضل الفرق تحديثات أسبوعية أقصر أم الحصول على مزيد من المعلومات في نهاية الشهر؟

احصل على تعليقات من جمهورك لتحديد ما هو أكثر ملاءمة لإيقاع الاتصال الخاص بك.

قياس الأهداف والتقدم

قبل أن تبدأ في تنفيذ خطتك فكّر في كيفية قياس نجاح اتصالاتك بمقاييس مثل مدى الوصول ومعدلات الفتح والمشاركة.

بهذه الطريقة سيتم إعدادك لتحسين استراتيجية المحتوى والرسائل بشكل مستمر.

اجمع التعليقات من الموظفين أو العملاء حول كيفية تحسين رسائلك وسنّ هذه التغييرات حتى لا تتعرض لخطر إيقاف جمهورك أو فك ارتباطه.

خطة اتصالات الشركة
خطة اتصالات الشركة

ما هي القنوات الرئيسية لاتصالات الشركة؟

تمتلك الشركات العديد من المنصات والأدوات البرمجية للاختيار من بينها والتي يمكن أن تساعد في تبسيط الاتصالات.

سترغب في استخدام مزيج من قنوات الاتصال لتحقيق أهداف مختلفة.

بالنسبة للاتصالات الخارجية، تعدّ الشبكات الاجتماعية والمنشورات الإعلامية ومؤتمرات الفيديو من أكثر الطرق فعالية للوصول إلى العملاء المحتملين وزيادة الوعي بالعلامة التجارية.

يعكس كل المحتوى الذي تنشره على موقع الويب الخاص بك قيم وأهداف علامتك التجارية ويمكن أن يكون وسيلة قوية لإجراء اتصالات من خلال توفير موارد قيّمة للمشترين المحتملين.

للاتصال الداخلي بالمشروع تعدّ تطبيقات البريد الإلكتروني والمراسلة من أسهل الطرق التي يمكن للأفراد من خلالها التعاون في المؤسسة.

فهي تسهّل مشاركة الملفات والموارد والحصول على مدخلات من الزملاء وتتبع تحديثات حالة المشروع.

تعدّ المدونات الداخلية والنشرات الإخبارية للشركة والشبكات الداخلية بعض الأمثلة على الأساليب التي استخدمتها الشركات لإبقاء الموظفين على إطلاع واتصال.

لبناء ثقافة الشركة ومشاركة الموظفين، توفر منصات الشبكات الاجتماعية الداخلية للمؤسسات طريقة أكثر مرونة وسهولة في الاستخدام لمشاركة محتوى الشركة.

مناصرة الموظف للاتصالات المؤسسية

تعمل منصات الدفاع عن الموظفين على تسهيل الارتباط بالشبكات الاجتماعية الخارجية وسدّ الفجوة بين محادثات الشركة الداخلية ومشاركتها خارجياً لتعزيز مشاركة العلامة التجارية.

النشرات الصحفية هي أدوات مهمة لمشاركة الإعلانات وإطلاق منتجات جديدة، ويمكن تضخيم هذه الجهود عندما يكون لديك موظفون يرغبون في مشاركة هذا المحتوى مع شبكاتهم الخاصة.

وتتميز الاتصالات الجيدة بما يلي:

  • النشرات الإخبارية الداخلية
  • الإخطارات
  • تطبيقات الموبايل.
  • المراسلة في الوقت الفعلي.
  • اتبع موظفي الشركة.
  • ضع علامة للموظفين على المعلومات المهمة.
  • محتوى للقراءة فقط.

وفي الختام لا يجب أن يكون بناء استراتيجية اتصالات مؤسسية مناسبة لعملك أمراً مستحيلاً.

على الرغم من أنّها تتطلب استثماراً في البحث والوقت والتخطيط الشامل.

وبمجرد أن يكون لديك فهم كامل لمكان وجود استراتيجيتك.

يمكنك التركيز على كيفية توسيع نطاق استراتيجيتك الجديدة بالطرق الصحيحة لتحقيق أكبر الفوائد من اتصالاتك.

قد يهمك أيضاً مقالات من مدونتنا:

كيف تضمن نجاح الإعلان الممول عبر وسائل التواصل الاجتماعي.

موظفون تحتاجهم الشركات الناشئة ولا يمكن بدء العمل من دونهم.

شارك :

Share on facebook
Share on twitter
Share on pinterest
Share on linkedin

مقالات شائعة